ВЪЗЛОЖИТЕЛ:
ОБЕКТ НА ПОРЪЧКАТА:
КРАТКО ОПИСАНИЕ:
„Организиране на Съвета на висшите представители на Асоциация за наука и технологии КОСТ” през 12-13 ноември 2014 г. в гр.София
КОД СЪГЛАСНО ОБЩИЯ ТЕРМИНОЛОГИЧЕН РЕЧНИК (CPV):
55120000, 63500000
Описание:
Услуги по организирането на срещи и събрания в хотели
Услуги на туроператори и на туристически агенции; спомагателни туристически услуги
КОЛИЧЕСТВО ИЛИ ОБЕМ:
Дейности по организиране и реализация на събитието:
Избор и договориране на място за провеждане на събитието, отговарящо на следните изисквания:
а. Зали
• голяма зала за заседания в гр. София за 2 дни в U образен вид – капацитет 50 човека тип кръгла маса в хотел с централна локация, в който ще бъдат настанени участниците в мероприятието;допълнителна зала за секретариат и технически услуги за 2 дни;
• зала за пресконференция;
• наличие на функционално пространство за регистрация на участниците, предоставяне на материали.
б. Технически изисквания
• оборудване на залата с екран (размер стандартен), оборудване за мултимедийна презентация, лаптоп; интернет и видео връзка, с необходимата звукова техника с гарантирано безотказно действие и табелки за участие;
• оборудване на зала за пресконференция;
• наличие на помещение за секретариат и технически услуги, оборудвано с компютър, принтер, скенер, ксерокс, интернет връзка.
в. Кетъринг (Предлагат се минимум 3 варианта)
• организиране на 2 обяда за минимум 60 човека;
• организиране на 4 кафе–паузи с подсигурени дребни сладки и соленки за минимум 60 човека;
• организиране на 2 вечери - неформална за първата вечер след пристигане на участниците в мероприятието и официална за първия ден на официалното събитие за 80 души (допустимо е мястото на официалната вечеря да бъде извън мястото за провеждане на събитието).
г. Настаняване
• предварителна резервация за 50 човека в хотел 4 звезди или 3+ звезди с централна локация за 2 нощувки за всички участниците и една нощувка допълнително за до 10 души (точният брой ще бъде уточнен при регистрацията на участниците) с възможности за ползване на посочените в т. „а“ от раздел II. зали. Цената на нощувка да не надвишава 130 евро;
• заплащането на настаняването се осигурява от самите участници;
• съдействие при осигуряване на индивидуални трансфери на 5 ръководители на конференцията (летище-хотел-летище);
• водене на кореспонденция относно услугите по настаняване и предоставяне на полезни материали - карта на хотела, указание за начините за достигането му;
• уведомяване на всеки от участниците за финансовите условия на хотела на база попълнена регистрационна форма, локация и карта с обяснения как се стига до хотела на всеки участник.
д. Оформление на събитието
• разпространение на информация за събитието при ползване на различни медийни канали за разпространение;
• подготовка на баджове за регистрираните участници (списък се предоставя от Възложителя);
• указателни табели, флип чарт, табла за коментари и необходими съобщения;
• регистрация на гостите от екип на организаторите;
• разпределение на заеманите места;
• подготовка на един видео клип за представяне на участието на България в Програмата КОСТ. Това включва снимки на успешни институции, запис на интервюта, монтаж и звуково оформление (информация и текстове се представят от Възложителя);
• изработване на съпътстващи информационни материали и разпространяването им преди началото на събитието, диплянки и постери за мястото на България в програмата КОСТ (информация и текстове се представят от Възложителя).
ПРОГНОЗНА СТОЙНОСТ:
МЯСТО НА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПОРЪЧКАТА:
на територията на гр. София
NUTS:
ИЗИСКВАНИЯ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПОРЪЧКАТА:
I. Изисквания към участниците. Изискуеми документи и информация:
1. Оферта - попълнена съгласно образец № 1;
2. Техническо предложение - попълнена съгласно образец № 2;
3. Ценово предложение - попълнена съгласно образец № 3. Офертата на участник предложил цена по висока от прогнозната стойност ще бъде отстранена;
4. Декларация за отсъствие на обстоятелствата по чл. 47, ал. 1 от ЗОП - попълнена съгласно образец № 4;
5. Декларация за отсъствие на обстоятелствата по чл. 47, ал. 2 от ЗОП - попълнена съгласно образец № 5;
6. Декларация за отсъствие на обстоятелствата по чл. 47, ал. 5 от ЗОП - попълнена съгласно образец № 6;
7. Проект на договор - подписан и подпечатан съгласно образец № 7;
8. Екип за изпълнение на заданието (представят се автобиографии):
• координатор на екип с опит при организиране на конференции от подобен мащаб;
• минимум трима души, които да подпомагат регистрацията на участниците;
• технически специалист;
• отговорник за връзки с медии, разпространение на информация.
9. заверени копия на не по-малко от 2 (два) договора на обща стойност 40 000 (четиридесет хиляди) лева без ДДС, за последните три години, за осъществени събития със сходен предмет;
10. референции за добро изпълнение от представляващи възложителите по договорите, представени по точка 9.
КРИТЕРИЙ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ:
ПОКАЗАТЕЛИ ЗА ОЦЕНКА НА ОФЕРТИТЕ:
СРОК ЗА ПОЛУЧАВАНЕ НА ОФЕРТИТЕ:
ЕВРОПЕЙСКО ФИНАНСИРАНЕ:
ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ:
Офертите се подават в запечатан непрозрачен плик от участника или от упъномощен от него представител лично или по пощата с обратна разписка, респ. куриер в деловодството на Министерството на образованието и науката гр. София 1000, бул. „Княз Дондуков“ № 2А, стая № 1 на партера.
Върху плика се посочва:
- Предмета на поръчката, за която се участва;
- Наименование на участника, адрес за кореспонденция, телефон и по възможност факс и електронен адрес.
Всяка оферта трябва да съдържа посочените по-горе образци на документи.
Пакета с образците от документи може да се намери и свали от интернет страницата на Възложителя, в раздел "Профил на купувача".
СРОК НА ВАЛИДНОСТ НА ПУБЛИЧНАТА ПОКАНА: