ВЪЗЛОЖИТЕЛ:
Министерство на образованието и науката, бул. "Княз Дондуков" № 2А, За: г-жа Маргарита Шахпазова, г-жа Геновева Жечева, г-жа Маргарита Христова, Република България 1000, София, Тел.: 02 9217546; 02 9217768, E-mail: m.shahpazova@mon.bg
Място/места за контакт: Дирекция "Наука"
Интернет адрес/и:
Основен адрес на възлагащия орган/възложителя: http://www.mon.bg/news-home/.
Адрес на профила на купувача: http://www.mon.bg/left_menu/contracts/.
ОБЕКТ НА ПОРЪЧКАТА:
КРАТКО ОПИСАНИЕ:
„Организиране на лансираща конференция за Хоризонт 2020 - Рамкова програма на Европейския съюз за научни изследвания и иновации”, 12-13 декември 2013 г.
КОД СЪГЛАСНО ОБЩИЯ ТЕРМИНОЛОГИЧЕН РЕЧНИК (CPV):
50000000, 55000000, 55100000, 55120000
Описание:
Услуги по ремонт и поддръжка
Хотелиерски и ресторантьорски услуги и услуги в областта на търговията на дребно
Услуги на хотели и мотели
Услуги по организирането на срещи и събрания в хотели
КОЛИЧЕСТВО ИЛИ ОБЕМ:
Дейности по организацията и осъществяване на събитието.
Избор и договориране на място за провеждане на събитието, отговарящо на следните изисквания:
a. Зали и техническо оборудване
• местоположение на централно място в гр. София;
• наличие на голяма зала с капацитет от не по-малко от 750 човека, тип „класна стая”;
• наличие на 2 допълнителни зали за провеждане на паралелни сесии с капацитет не по-малко от 300 души тип „класна стая”;
• наличие на зала за организиране на пресконференция;
• Оборудване на трите зали с екрани, мултимедия, лаптопи озвучаване, видео запис, снимки; интернет връзка и оборудване за пряко видео излъчване;
• Оборудване на зала за пресконференция;
• Оборудване на помещение за посрещане на неотложни нужди за медии с компютър, принтер, скенер, интернет връзка;
• оборудването да бъде с безотказно действие.
в. Кетъринг (предлагат се минимум 3 варианта)
• Организиране на 2 обяда за минимум 750 души;
• Организиране на 4 кафе паузи за минимум 750 души;
• Организиране на официален коктейл за 100 души (допустимо е мястото на коктейла да е извън мястото за провеждане на събитието).
с. Настаняване на гост-лектори
• Осигуряване на 20 единични стаи за гост-лектори;
• Съдействие при осигуряване на индивидуални трансфери (летище-хотел-летище), като цената на трансферите не трябва да е част от настоящата оферта, а при желание от гост-лекторите се поема от тях.
д. Оформление на събитието:
• изработване на информационни материали за събитието за потенциалните участници и за медиите, по предоставена информация от възложителя и разпространяването им преди началото на събитието;
• изработване на луксзозни покани за официалния коктейл, грамоти за категории награди и чекове с паричните награди, баннер, постери на успешни проекти;
• регистрация на гостите от екип на организаторите и подготовка на баджове за регистрираните участници;
• подготовка на 1 видеоклип за представяне на участието на България в Седмата рамкова программа с времетраене до 10 минути. Това включва снимки на успешни институции; запис на интервюта, монтаж и звуково оформление (информация и текстове се представят от Възложителя);
• подготовка на 7 видео представяния на успешни участници в 7 категории с продължителност до 3 минути, които ще бъдат отличени с награди за добро представяне. Примерните категории са:
- Категория 1 «Най-успешен университет»
- Категория 2 « Най-успешен институт на БАН»
- Категория 3 « Най-успешен институт на ССА»
- Категория 4 « Най-успешна фирма»
- Категория 5 «Журналист, отразявал най-активно Седма рамкова програма»
- Категория 6 «Най-успешно национално контактно лице»
- Специална награда за Националния координатор.
• Осигуряване на симултанен превод на 12 декември 2013 г.;
• Осигуряване на фотограф за заснемане откриването на лансиращата конференция.
ПРОГНОЗНА СТОЙНОСТ:
МЯСТО НА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПОРЪЧКАТА:
NUTS:
ИЗИСКВАНИЯ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПОРЪЧКАТА:
Всеки участник трябва да представи доказателства за възможностите си за качествено извършване на услугата, обект на поръчката, при следните минимални изисквания:
1. Да потвърди наличието на съществен опит в организирането и реализацията на сходни събития чрез предстявяне на:
а) заверени копия на не по-малко от 2 (два) договора на обща стойност 60 000 (шестдесет хиляди) лева с ДДС всеки за последните три години, за осъществени събития със сходен предмет;
б) референции за добро изпълнение от представляващи възложителите по договорите по подточка „а”.
2. Да представи визия за провеждане на събитието и лансиране в медиите.
3. Изисквания към екипа за изпълнение на заданието (представят се автобиографии)
• Координатор на екип с опит при организиране на конференции от подобен мащаб;
• Минимум 3-ма души, които да подпомагат регистрацията на участниците;
• Технически специалисти, които подпомагат работата;
• Отговорник за връзки с медии и разпространение на информация.
КРИТЕРИЙ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ:
ПОКАЗАТЕЛИ ЗА ОЦЕНКА НА ОФЕРТИТЕ:
СРОК ЗА ПОЛУЧАВАНЕ НА ОФЕРТИТЕ:
ЕВРОПЕЙСКО ФИНАНСИРАНЕ:
ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ:
Информация, която трябва да бъде посочена в офертата:
- Предложение за място на провеждане на събитието.
- Срок за изпълнение (в календарни дни) от датата на подписване на договора - максимум 120 дни.
- Начин на плащане.
- Предлагана цена.
- Валидност на настоящата оферта (в календарни дни) – 120 дни.
Допълнителна информация за изпълнение на услугата може да се намери и свали от интернет страницата на Възложителя, в раздел "Профил на купувача".
СРОК НА ВАЛИДНОСТ НА ПУБЛИЧНАТА ПОКАНА: