ВЪЗЛОЖИТЕЛ:
Столична община, ул. "Московска" №33, За: Станислава Цветкова, Република България 1000, София, Тел.: 02 9377530, E-mail: s.tsvetkova@sofia.bg, Факс: 02 9377561
Място/места за контакт: ул. "Париж" №3, партер, стая №6, дирекция "ОПК"
Интернет адрес/и:
Основен адрес на възлагащия орган/възложителя: www.sofia.bg.
Адрес на профила на купувача: www.sofia.bg.
ОБЕКТ НА ПОРЪЧКАТА:
КРАТКО ОПИСАНИЕ:
"Организиране на IV-ти форум по проект Aqua-add в периода 23-26 април, 2013г."
КОД СЪГЛАСНО ОБЩИЯ ТЕРМИНОЛОГИЧЕН РЕЧНИК (CPV):
79952000
Описание:
Услуги, свързани с организирането на събития
КОЛИЧЕСТВО ИЛИ ОБЕМ:
Организиране на четиридневен форум по проект Aqua-add в периода 23-26 април 2013г. за 35 /тридесет и пет/ участника. Изпълнителят следва да осигури:
1. Резервация в хотел.
1.1. Резервация в хотел на 30 /тридесет/ единични стаи за 30 /тридесет/ участника в периода 22 април 2013г. - 25 април 2013г.- 4 /четири/ нощувки със закуски.
1.2. Участникът следва да представи единична цена за 1 /една/ нощувка на участник, настанен в единична стая в евро с ДДС, като за целите на оценяването цената за хотелска резервация ще бъде превърната в лева по фиксирания обменен курс на еврото спрямо лева- 1.9558. Заплащането и потвърждаването на резервациите ще се извършва от участниците във Форума (а не от Възложителя), като пристигането и отпътуването ще бъде уточнено от всеки един участник в рамките на посочения период.
1.3. Хотелът да е категория 4 /четири/ или 5 /пет/ звезди;
1.4. Хотелът трябва да е разположен в централната част на София;
2. Наем на заседателна зала с техническо оборудване:
2.1. Наем на заседателна зала за 4 /четири/ дни по 4 /четири/ часа, с капацитет минимум 35 /тридесет и пет/ човека;
2.2. Заседателната зала трябва да бъде с отопление/охлаждане;
2.3. Заседателната зала трябва да бъде със следното оборудване: преносим микрофон, мобилен екран, лаптоп, мултимедиен проектор, интернет връзка и електрозахранване на лаптопи.
* Подреждането на местата в залата ще бъде зададено от Възложителя;
** Участникът следва да осигури лице, отговорно за техническата поддръжка на оборудването за времето на провеждане на Форума;
*** Изпълнителят следва да представи обща цена за четири полудни, с включен ДДС, за 35 участника;
3. Организация на кетъринг услуги в рамките на мероприятието:
3.1. Организиране на 4 /четири/ броя кафе паузи на мястото на провеждане на форума- заседателната зала (кафе/чай, минерална вода/безалкохолни напитки, дребни сладки/соленки) за 35 /тридесет и пет/ участника за периода 23 април 2013г.- 26 април 2013г.
3.2. Организиране на 6 /шест/ броя кетъринг (три обедни и три вечерни) за 35 /тридесет и пет/ участника извън хотела на настаняване и извън мястото на провеждане на форума, за периода 23 април 2013г.- 26 април 2013г.
* Кетърингът следва да бъде организиран в различни заведения за хранене, като минимум 2/две/ от тях следва да предлагат българска традиционна кухня.
** Изпълнителят следва да представи единична цена за участник с включен ДДС.
4. Осигуряване на 35 /тридесет и пет/ пакета презентационни (работни) материали за участниците във Форума:
- мека папка, хартия 250-300g.- тираж 35 броя;
- програма- тираж 35 броя;
- по 20 листа (бяла хартия 80g/m2) за всеки участник- тираж 35 броя;
- химикалка- тираж 35 броя;
* Презентационните/ работните материали следва да имат следните задължителни реквизити: лого на проекта Aqua- add, лого на Програмата- INTERREG IVC и герба на Столична община;
** Логото на проекта Aqua- add и програмата INTERREG IVC са публикувани на интернет страницата на проекта: www.aqua-add.eu;
*** Изпълнителят следва да представи единична цена за 1/един/ брой пакет (1 мека папка, 1 програма, 20 листа и 1 химикалка) с включен ДДС;
5. Осигуряване на транспорт на участниците:
Осигуряване на транспорт за 35 /тридесет и пет/ участника във връзка с посещения на обекти по следните маршрути:
5.1. От мястото на провеждане на събитието (заседателната зала) или мястото на кетъринга до Южен парк и стадион Славия и обратно;
5.2. От мястото на провеждане на събитието (заседателната зала) или мястото на кетъринга до гр. Банкя и обратно;
* Вид транспорт- автобусен
5.3. Посещението на обектите е предвидено за 24-ти и 25-ти април 2013г. Всяко едно от тях ще бъде реализирано в отделен ден, като точните дати и часове ще бъдат предоставени допълнително от Възложителя, след простигане на всички участници във Форума;
** Изпълнителят следва да предостави обща цена за осигуряване на транспорт на участниците по двата маршрута с включен ДДС.
ПРОГНОЗНА СТОЙНОСТ:
МЯСТО НА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПОРЪЧКАТА:
NUTS:
ИЗИСКВАНИЯ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПОРЪЧКАТА:
1. Изисквания към участниците в поръчката:
1.1. Минимални изисквания за технически възможности:
1.2. Всеки участник трябва да е изпълнил най- малко 1 /един/ договор за организиране на сходни събития (конференции, форуми и други обществени мероприятия);
1.3. Участникът трябва да разполага с екип за изпълнение на поръчката, състоящ се минимум от:
• Ключов експерт №1- Ръководител на екипа:
- експерт с професионален опит в областта на организирането и провеждането на конференции и/или обществени мероприятия;
• Ключов експерт №2- Логистика и координация:
-експерт с професионален опит в областта на организирането и провеждането на конференции и/или обществени мероприятия.
2. Изисквания, свързани с изпълнението на поръчката
2.1. Участникът следва да посочи лице за контакт, пряко отговорно за изпълнението на поръчката;
2.2. Срокът за регистрация в хотела да започне най- късно на 2 /втори/ април 2013г.;
2.3. След приключване на Форума участникът следва да представи:
- приемо- предавателен протокол за извършената работа;
- отчет на разходите с фактура;
2.4. Всеки участник в поръчката трябва да представи техническо предложение за изпълнение на поръчката, включително като посочи името на хотела;
2.5. Срокът за изпълнение на поръчката е до 01.05.2013г.
КРИТЕРИЙ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ:
ПОКАЗАТЕЛИ ЗА ОЦЕНКА НА ОФЕРТИТЕ:
Критерият за оценка на офертите в настоящата поръчка е "най- ниска цена". Офертата с най- ниска цена за P2 (обща цена за форума) ще получи 90 точки, а офертата с най- ниска цена за П1 (обща цена за хотелска резервация) ще получи 10 точки. Крайната оценка на всяка оферта се изчислява по формулата K=P1x0.1+P2x0.9.
За целите на оценяването цената за хотелска резервация (P1) ще бъде превърната в лева по фиксирания обменен курс на еврото спрямо лева- 1.9558
СРОК ЗА ПОЛУЧАВАНЕ НА ОФЕРТИТЕ:
ЕВРОПЕЙСКО ФИНАНСИРАНЕ:
ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ:
Всяка оферта трябва да съдържа:
1. Административки данни за участника- Образец №1;
2. Ценово предложение за изпълнение на поръчката- Образец №2;
3. Като доказателство за съответствие с точка 1.2 от минималните изисквания за технически възможности всеки участник представя списък с минимум 1 изпълнен договор за организиране на сходни събития, придружен с референции и препоръки от Възложителя по него.
4. Като доказателство за съответствие с изискването по точка1.3. от минималните изисквания за технически възможности всеки участник представя следните документи:
- автобиография;
- референции от работодатели, референции от възложители, трудови, служебни, осигурителни книжки и други подходящи за доказване на професионален опит.
5. Техническо предложение за изпълнение на поръчката;
Всеки участник може да представи само 1 /един/ вариант на оферта!!
ВСЕКИ ЕДИН ОТ ДОКУМЕНТИТЕ, СЪДЪРЖАЩИ СЕ В ОФЕРТАТА, СЛЕДВА ДА БЪДЕ ПОДПИСАН ОТ ПРЕДСТАВЛЯВАЩИЯ УЧАСТНИКА ИЛИ УПЪЛНОМОЩЕНО ОТ НЕГО ЛИЦЕ.
6. Oбразци №1 и №2 за настоящата обществена поръчка са публикувани на интернет адреса на Столична община- www.sofia.bg (в секцията Електронна община, раздел "Профил на купувача/Обществени поръчки").
7. Срокът на валидност на офертата не трябва да бъде по-кратък от 60/шестдесет/ календарни дни, считано от крайния срок за подаване на офертите.
8. Офертата в настоящата обществена поръчка се представя на български език, а документите, които са на чужд език се представят в превод на български език.
9.Офертите за участие се подават в запечатан непрозрачен плик на ул. „Московска” №33, фронт-офис, в срока указан в настоящата покана.
10. Участник, чиято оферта не отговаря на посочените в настоящата покана изисквания няма да бъде разглеждана!
11. При подписване на договора, задължително се представя свидетелство за съдимост, декларация по чл.47, ал.5, документ за регистрация на участника, съгласно изискванията на националното му законодателство и документ за гаранция за изпълнение в размер на 2% от стойността на договора в една от следните форми:
- банкова гаранция или
- парична сума, внесена по банков път на името на Столична община, Дирекция “Финанси” по една от следните сметки: Сметка в лв (BGN)
IBAN: BG 72 SOMB 9130 33 33008301
BIC Code: SOMBBGSF
Наименование на банката: Общинска банка, клон Врабча, ул. ''Врабча'' № 6.
Прогнозната стойност е с включен ДДС.
СРОК НА ВАЛИДНОСТ НА ПУБЛИЧНАТА ПОКАНА: