ВЪЗЛОЖИТЕЛ:
Столична община, ул. "Московска" №33, За: Таня Кирилова, София, Тел.: 02 9377311, E-mail: tkirilova@sofia.bg, Факс: 02 9377467
Място/места за контакт: Дирекция "Обществени поръчки и концесии", ул. "Париж" №3
Интернет адрес/и:
Основен адрес на възлагащия орган/възложителя: www.sofia.bg.
Адрес на профила на купувача: www.sofia.bg.
ОБЕКТ НА ПОРЪЧКАТА:
КРАТКО ОПИСАНИЕ:
„Организиране на двудневна конференция”, по проект „Включване на родителите за превенция ранното отпадане на децата от училищe” (Involving Parents in the Prevention of Early School Leaving – PREVENT) по Програма URBACT II на Европейския съюз.
КОД СЪГЛАСНО ОБЩИЯ ТЕРМИНОЛОГИЧЕН РЕЧНИК (CPV):
79952000
Описание:
Услуги, свързани с организирането на събития
КОЛИЧЕСТВО ИЛИ ОБЕМ:
3.1. Конференция – 1 бр.
За организиране на двудневната конференция Изпълнителят следва да осигури:
- Конферентна зала с капацитет за 35 участници в хотел категория 4-5* в централната част на гр. София;
- Техническо обезпечаване /озвучаване, система за симултанен превод, мултимедия, екран и лаптоп/;
- Превод от/на английски език;
- Подсигуряване на необходимото техническо оборудване;
- Оказване на съдействие на Възложителя за осигуряване на присъствие на медии и за подготовка на опорни точки на говорителите;
- Размножаване и комплектоване на подготвените и подадени от Възложителя материали за Конференцията;
- Предложения за креативни, оригинални и подходящи за случая решения за провеждане на Конференцията.
3.2. Хотелски услуги
- Да се направи хотелска резервация за 20 участници в Конференцията за периода от 8 до 10 октомври включително, в хотел категория 4-5* в централната част на гр. София (заплащането се извършва директно на хотела от участниците в Конференцията, а не от Възложителя);
- Период: 8-11 октомври 2012 г.
3.3. Кетъринг
- 4 бр. кафе-паузи (кафе/чай, минерална вода/безалкохолни напитки, дребни сладки и соленки) за 35 участници/всяка;
- Обяд – 2 бр. за 35 участници/всеки;
- Официална вечеря – 1 бр. (35 участници) на 9 октомври 2012 г.
3.4. Презентационни пакети за участниците в Конференцията, всеки съдържащ:
- Папка;
- Презентационни материали/документи до 20 страници, които ще бъдат предоставени от Възложителя в един екземпляр за размножаване;
- Програма;
- Осигуряване по 20 листа (бяла хартия 80 g/m2) за всеки участник в Конференцията ;
- Химикалка.
Тираж – 40 бр.
Всички презентационни материали (папки, бели листове и химикалки) трябва да включват лого на Проекта, лого на Програмата и герба на Столична община.
ПРОГНОЗНА СТОЙНОСТ:
МЯСТО НА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПОРЪЧКАТА:
NUTS:
ИЗИСКВАНИЯ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПОРЪЧКАТА:
Изисквания към изпълнението на поръчката:
* Изпълнителят да подготви, планира и организира изпълнението на поръчката „Организиране на конференция”, включително осигуряване на специално обособено място за регистриране на участниците през първия ден.
* Да има посочено лице или лица за контакт, пряко отговорни за изпълнението на Заданието.
* Да осигури транспорт до мястото на провеждане на Конференцията, ако е различно от хотела, където са настанени участниците.
* След приключване на Конференцията да представи:
- приемо-предавателен протокол за извършената работа;
- технически отчет за двудневната Конференция,
- списък на участниците;
- заснемане на събитието и поставяне на електронен носител;
- материали, поставени на съответния носител, след направен мониторинг за отразяване на двудневната Конференция в медиите.
* Да информира Столична община своевременно за планираните дейности по Заданието и всички трудности в изпълнението, които биха възпрепятствали или довели до неизпълнението на конкретни задачи в определения срок.
Изисквания към участниците в поръчката:
* Участниците да имат в екипа си поне един експерт с професионален опит в областта на организирането и провеждането на конференции и/или обществени мероприятия през последните 3 години.
* Участниците трябва да са организирали най-малко 2 конференции и/или обществени мероприятия за минимум 40 човека на мероприятие през последните три години, считано до срока за подаване на оферти.
* Участниците да имат оборот през последните 3 години (2009 г., 2010 г. и 2011 г.) не по-малко от 25 000 лева от дейности в областта на организирането на конференции и/или обществени мероприятия.
КРИТЕРИЙ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ:
ПОКАЗАТЕЛИ ЗА ОЦЕНКА НА ОФЕРТИТЕ:
Критерият за оценка на офертите по настоящата обществена поръчка е „най-ниска цена”. Като най-ниската обща предложена единична цена за участник P=С1х0,3 + С2х0,7, където P: Обща предложена единична цена за участник, С1: Предложена единична цена за нощувка на участник (с тежест 30 т.), С2: Предложена единична цена за конферентен пакет на участник (с тежест 70 т.). Единичната цена за конферентен пакет на участник включва общата стойност на единичните цени за: а) участие в Конференцията (за един участник), б) кетъринг (за един участник) и в) презентационен пакет (за един участник).
СРОК ЗА ПОЛУЧАВАНЕ НА ОФЕРТИТЕ:
ЕВРОПЕЙСКО ФИНАНСИРАНЕ:
ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ:
Всяка оферта трябва да съдържа:
1. списък на експертите,които ще бъдат ангажирани с организирането и провеждането на събитието
2. списък на изпълнениете договори за сходни услуги, придружен от минимум две референции от работодател и /или възложител за провеждането/организирането на конференции и/или обществени мероприятия за минимум 40 човека
3. отчет за приходите и разходите за 2009, 2010 и 2011г. и декларация за оборота на участника от дейности в областта на организирането на конференции и/или обществени мероприятия за последните три години. Участниците могат да не представят копия от Годишни финансови отчети, в случай, че те са публикувани в тяхната цялост в Търговския регистър.
4. административни сведения (Образец №1)
5. ценово предложение (Образец №2)
6. предложение за изпълнение съобразно описанието на поръчката и изискванията за изпъление в настоящата покана, с посочени името на хотела, срокове и начин на изпълнение
ВСЕКИ ЕДИН ОТ ДОКУМЕНТИТЕ, СЪДЪРЖАЩИ СЕ В ОФЕРТАТА СЛЕДВА ДА БЪДЕ ПОДПИСАН ОТ ПРЕДСТАВЛЯВАЩИЯ УЧАСТНИКА ИЛИ УПЪЛНОМОЩЕНО ОТ НЕГО ЛИЦЕ.
Oбразци №1 и №2 са публикувани на интернет адреса на Столична община www.sofia.bg (в секцията Електронна община, "Обществени поръчки и съобщения")
Офертите за участие се подават в запечатан непрозрачен плик на ул. „Московска” №33, фронт-офис.
При подписване на договора, задължително се представя свидетелство за съдимост, декларация по чл.47, ал.5 и документ за гаранция за изпълнение в размер на 2% от стойността на договора в една от следните форми:
- банкова гаранция или
- парична сума, внесена по банков път на името на Столична община, Дирекция “Финанси” по една от следните сметки: Сметка в лв (BGN)
IBAN: BG 72 SOMB 9130 33 33008301
BIC Code: SOMBBGSF
Наименование на банката: Общинска банка, клон Врабча, ул. ''Врабча'' № 6.
Прогнозната стойност е без включен ДДС.
СРОК НА ВАЛИДНОСТ НА ПУБЛИЧНАТА ПОКАНА: