Функционалният анализ представлява процес на изследване и оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на отделна административна структура чрез използването на различни методи като: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки. Функционалните анализи са много обхватен метод за цялостен или частичен анализ на административните структури, за оптимизиране на дейността на администрацията и въвеждане на ефективни методи за управление. Предвид широкото поле на приложение на функционалния анализ често срещана практика е определен анализ да се фокусира върху различни проблеми области. Функционалният анализ на Общинската администрация на община Балчик се прави с цел идентифициране на области и формулиране на препоръки за подобрение организа-цията и дейността, в това число за: – премахване на излишни и дублиращи се функции, закриване и/или преструктуриране на звена, по-добро разпределение на функциите между звената, по-прецизно дефинира-не на функциите на звената, извеждане при необходимост извън администрацията на нетипични функции; - препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията – подобряване формулировката на целите на администрацията и на нейните звена с оглед спазването на изискванията за конкретност, измеримост, съгласуваност, постижимост и определеност във времето, подобряване степента на изпълнение на целите на общинските администрации и техните звена; - препоръки и план за подобряване на ефикасността и икономичността – чрез идентифи-циране и прецизиране на показатели за измерване на постигнатите резултати, използва-ните ресурси и съотношенията между тях, определяне на възможности за по-икономично използване на ресурсите (финансови и човешки) и за подобряване на резултатите от дейността.

79410000

Описание:

Функционалният анализ трябва да бъде извършен в съответствие с Единната методоло-гия за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и ще се състои от следните компоненти: Детайлен анализ на нормативната база, въз основа на която се осъществяват фун-кциите на общинската администрация. Анализ на релевантността - идентифициране на областите на политиката, за кои-то отговаря кмета на община Балчик; идентифициране, групиране и анализ на правомощията на кмета и на функциите на общинската администрация; анализ на релевантността на функциите на звената (дирекции, отдели и сектори) на общинската администрация, спрямо областите на политиката, за които отговаря кмета, установяване на нетипични функции, които могат да бъдат изведени от администрацията; анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на звената на общинската администрация с оглед спазване изискванията на нормативните актове, наличието на изцяло или частично дублиращи се функции, наличие на вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани. Анализ на ефективността - Описание и анализ на процеса на планиране и отчитане в администрацията на община Балчик; описание и анализ на мисията и на целите на общинската администрация; анализ на степента на осигуреност на мисията и целите на общинската администрация с функциите на основните им звена. Анализ на ефикасността - анализ на постигнатите резултати в дейността на об-щината и използваните финансови ресурси; анализ на резултати, разходи, обез-печеност с ресурси и натоварване в общинската администрация и отделните зве-на. Разработване на план включващ идентифицираните области за подобрение и конкретни препоръки за тяхното подобрение.

Основните задължения на Изпълнителя при провеждане на функционалния анализ, които са описани в методологията и които се предвиждат за изпълнение, са разделени на следните етапи: Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип, дефиниране на заинтересованите страни, уточняване на акцента на анализа, изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите, комуникация и гарантиране на ангажираност). По време на този етап следва да се извърши адаптиране на единната методология в съответствие с идентифицираните потребности на целевата група, да бъде направен избор на метод за изготвяне на анализа, да бъде изготвена рамка за анализа на събраната информация, да бъдат изведени индикатори за оценка на състоянието. Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение). При този етап следва да бъдат приложени методите за провеждане на проучванията. Следва да бъдат проведени анализи на релевантността, ефективността и ефикасността на общинската администрация. Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение, изготвяне на план за действие, изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни). В този етап следва да се изготвят препоръки за функционално и структурно оптимизиране, които да бъдат отразени в съответните нормативните актове. Важен момент от този етап от анализа е извеждането на препоръки, свързани с избягването на дублиращи се и/или нетипични функции. Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките, информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност на резултатите от функционалния анализ). Този последен етап следва да гарантира устойчивост, за която се следи от УО на ОПАК и след приключване на изпълнението на проектите. На базата на проведения функционалния анализ изпълнителят следва да изготви препоръки и план за оптимизиране на функциите и организационното структуриране на администрацията, препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията, препоръки и план за подобряване на ефикасността и икономичността на администрацията. При провеждането на анализа следва да бъде обхваната цялата организационна структура на общинската администрация. Заключителният етап от анализа следва да даде конкретни и измерими показатели за функционално и структурно оптимизиране. За да бъде завършен цикъла на функционалния анализ е необходимо той да включва мерки за мониторинг и наблюдение, което от своя страна ще гарантира устойчивост на резултатите. При подготовката и провеждането на функционалния анализ Изпълнителят е необходимо да следва стриктно принципите, заложени в Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация. Методите за извършване на функционалния анализ включват набор от утвърдени техники, които се прилагат в международната практика: • Събиране, проучване и анализ на документи и информация (доклади за състоянието на съответната административна структура, резултати от изследвания, проучвания, външни и вътрешни одити, обратна информация от заинтересованите страни , др.); • Провеждане и анализ на анкетни проучвания чрез предварително разработени въпросници (за ръководители, служители и избрани заинтересовани лица); • Интервюта (с ръководители, служители и избрани заинтересовани лица); • Фокус групи; • Наблюдение; • Експертна оценка.

Дейността има цел да бъде постигнато оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси в общинска администрация Балчик. След като бъдат формулирани мерките за оптимизиране на функциите и организационното структуриране по Обособена позиция № 1, следва да бъдат приложени реални действия за изпълнение на препоръките и плана за подобряване на ефективността и ефикасността на администрацията. Изготвените като резултат от функционалният анализ план на действие ще бъде приложен, чрез разработване на необходимата стратегия за организационно развитие, устройствен правилник, вътрешни правила, инструкции и наръчници, методики и т.н. В зависимост от резултатите на функционалните анализи ще бъдат разработени вътрешни правила за предоставяне на общински услуги, правила за аутсорсинг на несвойствени дейности и ПЧП, организационни и функционални диаграми и правилници, методики за измерване постигането на целите, методики за измерването степента на усвояване на използваните ресурси, методики за управление на човешките ресурси и т.н. Също така, ако в резултат от функционалните анализи бъде установено, че се налага изготвянето на изменения в съществуващи нормативни актове, регулиращи дейността на общинските администрации, ще бъдат разработени конкретни предложения за изменения и допълнения на съответните актове. Разработването и прилагането на необходимите мерки за преодоляване на установените посредством функционалния анализ слабости е същинския инструмент, чрез който ще бъде постигнато организационното и функционално оптимизиране на общинската администрация на община Балчик. Чрез оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси в администрацията ще бъде поет ангажимент от общинското ръководство за изпълнение на плана за действие, изготвен в рамките на функционалния анализ по обособена позиция № 1.

79410000

Описание:

1. Разработи предложения за усъвършенстване на вътрешни правила, и процедури; 2. Разработи и въведе стратегия за организационно развитие; 3. Рарзработи механизми за оценка на ефикасността и ефективността на администра-тивните структури; 4. Разработи индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението 5. Разработи и въведе наръчници, методики, инструкции и др. Изпълнителят следва да разработи и въведе стратегия включваща план, който да бъде с реалистичен срок и постижими цели. Стратегията следва да е краткосрочна за период до 3 години. Документът, който ще бъде разработен от Изпълнителя следва да има следната структура: • Мисия; • Област на политиката; • Визия; • Стратегически цели; • Индикатори за изпълнение; • Бюджетни програми: цели, дейности, индикатори за изпълнение, финансови ресурси. След като бъде изведена мисията и бъдат положени стратегическите цели за организационно развитие, следва да бъдат заложени индикатори за изпълнение, които да измерват дългосрочната ефективност на резултатите. За оценка на изпълнението на дейностите трябва да се формулират измерители - “входни индикатори”. Чрез тях ще се измерват ресурсите – както човешки, така и финансови – с които се осъществява определена дейност. Бюджетната програма следва да се разработи след като са дефинирани стратегическите цели и да включва: 1. Цели на бюджетната програма; 2. Дейности (проекти); 3. Ползите/ефекти и показатели за изпълнението на целите и дейностите; 4. Финансови ресурси. Важен елемент от прилагането на Стратегията е наблюдението и отчитането на нейното изпълнение. Една от основните цели на наблюдението е да бъде проследено използването на отпуснатите финансови средства и да се прецени дали е бил постигнат напредък в посока към очакваните резултати. Напредъкът следва да се измерва спрямо заложените цели, стандарти и критерии за ефективност и ефикасност, като този процес трябва да спомогне за: - проследяване напредъкът в хода на изпълнението на стратегиите и програмите; - да спомогне за по-добра осведоменост на заинтересованите страни; - да съпостави използването на ресурсите с получаването на резултатите; - създаването на база за отчетност; - осигуряването на основни данни, необходими за по-често извършване на оценка на процесите; В стратегията системата за наблюдение следва да бъде разработена така, че да отговаря на нуждите на основните заинтересовани страни по един ефективен и навременен начин, като гарантира устойчивост на процеса на организационно развитие.

В рамките на дейността трябва да бъдат разработени материали и проведени съве-щания на работни групи по звена, с цел повишаване ефективността и ефикасността на изпълнението на функциите на общинската администрация. Материалите и конкретната задача на работните групи следва да се фокусира основно върху: • Идентифицираните слабите места в организацията и функциите на общинската администрация; • Изготвените планове за действие, съдържащи конкретни препоръки и мерки за преодоляване на слабостите; • Представяне, дискутиране и изучаване на нововъведените вътрешни правила, актове, наръчници. Програма за работа ще бъде разработена въз основа на оценените нужди на служителите на общинската администрация. За всяка от работните групи следва да бъде осигурен модератор на работата – експерт с доказан опит в съответната сфера.

79410000

Описание:

Изпълнителят трябва да: 1. Изготви доклад, съдържащ отчет за изпълнение на дейността, включително програмата за работа на работните групи материали, описващи място на провеждане, брой участници, анализ на информацията получена като обратна връзка от участниците. 2. Разработена програма за повишаване капацитета за подобряване ефективността и ефикасността на изпълнението на функциите. Дейността следва да бъде изпълнена изцяло и приета с Приемо-Предавателен протокол от Възложителя в срок до 90 календарни дни, считано от датата на получаване на писмено уведомление от страна на Възложителя за начало на изпълнението.